Chuyển đổi số ở EVNNPC: Tăng tiện ích cho khách hàng, giảm chi phí cho doanh nghiệp

Khối lương tài sản lớn và được đầu tư từ lâu đời với công nghệ cũ; số lượng khách hàng nông thôn, miền núi lớn… là những thách thức không nhỏ của Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVNNPC) trên hành trình chuyển đổi số. Thế nhưng, xác định nếu ngại khó sẽ chậm chân, EVNNPC đã và đang vượt qua mọi thử thách, từng bước số hóa trên mọi lĩnh vực hoạt động, với mục đến năm 2022 cơ bản trở thành doanh nghiệp số.

Tăng năng suất, hiệu quả

Bà Đỗ Nguyệt Ánh – Chủ tịch HĐTV EVNNPC chia sẻ, chúng tôi ý thức được rằng, chuyển đổi số thành công, đối tượng được hưởng lợi trước hết là lãnh đạo, CBNV-NLĐ Tổng công ty. Những công việc trước đây có thể mất 5 năm để thực hiện, thì với các công cụ của chuyển đổi số, có thể rút ngắn ít nhất 30% thời gian thực hiện. Lãnh đạo Tổng công ty/các đơn vị nắm bắt được các thông tin, số liệu một cách tức thời, từ đó đưa ra những quyết định chính xác; tiết kiệm được nguồn lực, tăng năng suất lao động; nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.

EVNNPC đã bắt đầu thực hiện chuyển đổi số từ hơn một năm nay, với nhiệm vụ Số hóa quy trình nghiệp vụ: số hóa tất cả các dữ liệu đầu vào từ dữ liệu tài sản, trang thiết bị, hồ sơ, sổ sách, chứng từ; từ dữ liệu về CBCNV đến khách hàng…

“Thực tiễn công tác quản trị doanh nghiệp tại Tổng công ty cho thấy, dù tất cả các quy trình, quy định của cơ quan quản lý nhà nước, của Tập đoàn, của Tổng công ty trong tất cả các lĩnh vực hoạt động đều rất đầy đủ nhưng quá trình thực hiện vẫn còn những sai sót và việc phát hiện chưa được kịp thời. CBCNV chưa ý thức được mình cần phải sửa đổi những nghiệp vụ nào, công đoạn nào để hoàn thành công việc một cách tối ưu. Chính vì vậy, cần phải có một hệ thống quản trị làm sao giám sát việc thực hiện các quy trình, quy định một cách chuẩn chỉ nhất...”, bà Đỗ Nguyệt Ánh cho hay.

Vượt qua rất nhiều khó khăn, thách thức, đến nay, EVNNPC đã gặt hái được những thành công bước dầu trong việc số hóa các quy trình nghiệp vụ, góp phần minh bạch hóa, nâng cao tính liên kết của các chu trình công việc, giảm thiểu tối đa các khâu trong quy trình đang được làm thủ công và giấy tờ, tối đa hóa việc chuyển đổi số dữ liệu, đảm bảo sự tập trung và chuẩn hóa thông tin dữ liệu; đồng thời nâng cao năng suất lao động và đáp ứng các yêu cầu của công tác giám sát, vận hành và quản trị của Tổng công ty.

Việc số hóa quy trình cũng góp phần đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo và các bộ phận chuyên môn Tổng công ty các báo cáo, công cụ phân tích dữ liệu tổng hợp, chi tiết, quan sát đa chiều, dự báo xu hướng, hỗ trợ công tác điều hành và ra quyết định; phù hợp theo kế hoạch chuyển đổi số của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và kế hoạch chuyển đổi số của Tổng công ty Điện lực miền Bắc giai đoạn 2021-2022.

Điển hình, việc số hóa quy trình kinh doanh đã giúp Tổng công ty tiết kiệm hàng chục tỷ đồng và hàng nghìn ngày công mỗi năm. Trong đó, riêng việc số hóa quy trình thay công tơ định kỳ đã giúp EVNNPC tiết kiệm  khoảng 3,5 tỷ đồng/năm chi phí in ấn biên bản treo tháo. Đồng thời, với khối lượng biên bản treo tháo hàng năm khoảng 1,8 triệu biên bản, Tổng công ty có thể tiết giảm được gần 7.000 ngày công nhờ bỏ khâu cập nhật thông tin treo tháo từ biên bản giấy vào CMIS (thay vào đó sẽ cập nhật trực tiếp trên thiết bị điện tử và đồng bộ tự động vào hệ thống CMIS); không phải bố trí nhân công in ấn biên bản treo tháo.

EVNNPC cũng là đơn vị tiên phong của ngành Điện trong việc số hóa quy trình nghiệp vụ lĩnh vực tài chính kế toán, mang lại hiệu quả thiết thực trong quản trị doanh nghiệp. Riêng quy trình giải ngân, trước đây để hoàn thành một bộ hồ sơ từ đơn vị đến Tổng công ty thường mất từ 10 - 14 ngày thì hiện nay chỉ mất từ 6 - 7 ngày. Đó là chưa kể, việc số hóa quy trình còn tiết kiệm được chi phí in ấn tài liệu, chi phí đi lại giữa đơn vị với Tổng công ty, nhất là các đơn vị ở xa trụ sở Tổng công ty như Hà Tĩnh, Nghệ An, Hà Giang…

Số hóa quy trình cũng góp phần xóa bỏ khoảng cách giữa các ban/đơn vị khi tạo ra nền tảng kết nối giữa các phòng ban nhờ hệ thống Big Data. Các mẫu hợp đồng, tờ trình, niên bản sử dụng thống nhất có mã hóa văn bản, hình thức thống nhất đã tăng tính chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro pháp lý khi tranh chấp do đã có sự kiểm soát văn bản.

Tiện ích cho khách hàng

EVNNPC xác định chuyển đổi số nói chung góp phần quan trọng để Tổng công ty nâng cao năng suất lao động, cải tiến quy trình kinh doanh và đặc biệt là tạo ra không gian số để tương tác với khách hàng một cách tốt nhất. Chính vì vậy, EVNNPC đã và đang không ngừng nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số, thành tựu của cuộc CMCN 4.0, với mục tiêu mang đến cho khách hàng những dịch vụ tiện ích, hiện đại và chuyên nghiệp nhất.

Đến nay, EVNNPC đã cung cấp 100% dịch vụ điện cấp độ 4; phát triển các kênh chăm sóc khách hàng online như: Tổng đài, APP CSKH trên điện thoại di động, Webiste…Qua đó, vừa giúp khách hàng tiết kiệm chi phí đi lại vừa có thể tiếp cận quy trình cung cấp dịch vụ điện một cách rõ ràng, công khai, minh bạch và giám sát được quá trình thực hiện của ngành Điện.

Đến hết tháng 9/2021, EVNNPC cũng đã chuyển đổi số được 8,45 triệu hợp đồng mua bán điện, đạt 91% kế hoạch. Dự kiến, tháng 11/2021, Tổng công ty sẽ số hóa thành công 100% hợp đồng mua bán điện, vượt kế hoạch đề ra. Việc số hóa hợp đồng mua bán điện giúp khách hàng có thể dễ dàng tra cứu hợp đồng trên nền tảng Internet, đảm bảo công khai, minh bạch; đồng thời từng bước thay đổi thói quen, giúp khách hàng làm quen với việc sử dụng các dịch vụ trực tuyến của ngành Điện trên môi trường số. Với ngành Điện, việc số hóa đã giải phóng kho lưu trữ hồ sơ hợp đồng bằng giấy tại các Điện lực, tiết kiệm chi phí bảo quản, quản lý hồ sơ; giảm chi phí, nhân công triển khai, tiết kiệm hơn 10,5 tỷ đồng.

Thực hiện chiến lược đổi mới và thực hiện lưới điện thông minh, Tổng công ty đã thay thế và chuyển đổi dần công tơ cơ khí thành công tơ điện tử. Tính đến nay, số lượng công tơ điện tử trên lưới điện đã đạt khoảng 6,1 triệu công tơ, chiếm gần 60% số công tơ hiện có. Tổng công ty phấn đấu hoàn thành lắp đặt 100% công tơ điện tử vào năm 2024. Việc áp dụng công tơ điện tử giúp EVNNPC nói riêng, ngành Điện nói chung cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Đặc biệt, khách hàng có thể giám sát được sản lượng điện tiêu thụ hàng ngày, từ đó có sự điều chỉnh trong sử dụng điện cũng như phát hiện kịp thời những bất thường nếu có.

Không chỉ có vậy, EVNNPC cũng đã ứng dụng mạnh mẽ thành tựu của cuộc CMCN 4.0, công nghệ số vào công tác quản lý và vận hành lưới điện như: Xây dựng và đưa vào vận hành 27 trung tâm điều khiển xa tại 27 Công ty Điện lực; Hoàn thành Trung tâm Trung tâm giám sát và thu thập dữ liệu 20 Trần Nguyên Hãn, thu thập dữ thu thập dữ liệu từ của các TBA 110kV; xây dựng trạm biến áp kỹ thuật số; ứng  dụng CNTT trong sửa chữa theo phương pháp CBM cho các TBA 110kV; sửa chữa điện hotline; ứng dụng điều khiển xa, tự động hóa lưới điện… Qua đó, góp phần giảm tổn thất điện năng, nâng cao độ tin cậy cung cấp điện, giảm tối đa các sự cố, giảm thời gian mất điện cho khách hàng.

Song song đó, công nghệ thông tin và hạ tầng viễn thông – lĩnh vực được xác định là nền tảng và yếu tố đặc biệt quan trọng, có tính then chốt trong quá trình chuyển đổi số cũng đã có những bước chuyển mình mạnh mẽ trong thời đại số. Hạ tầng VT&CNTT đã được EVNNPC đầu tư đồng bộ, hiện đại đã và đang được nâng cấp năng lực trung tâm dữ liệu theo hướng ảo hóa, siêu hội tụ, trang bị giải pháp sao lưu…, đáp ứng kịp thời các hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị của Tổng công ty.

Trong các tổng công ty phân phối thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, có thể nói EVNNPC là đơn vị gặp khó khăn lớn nhất trong quá trình chuyển đổi số, do phần lớn hệ thống lưới điên được đầu tư từ lâu với công nghệ cũ, không hỗ trợ quá trình chuyển đổi số; số lượng khách hàng nông thôn, miền núi lớn nên vẫn chưa hình thành thói quen sử dụng các dịch vụ trên nền tảng số.

“Khó khăn, thách thức là rất lớn, nhưng nếu không thực hiện nhanh, chúng tôi sẽ chậm chân trong việc cải tổ chính bản thân mình cũng như chậm chân trong việc cung cấp những dịch vụ, trải nghiệm cho khách hàng. Chính vì vậy, Tổng công ty đã lập ra kế hoạch rất chi tiết cho từng tháng, từng quý, với mục tiêu, đến cuối năm 2022, cơ bản trở thành doanh nghiệp số, mang đến cho khách hàng những dịch vụ điện tốt nhất”, Chủ tịch HĐTV EVNNPC Đỗ Nguyệt Ánh chia sẻ.

EVNNPC đã và đang nỗ lực hết mình để sớm trở thành Tổng công ty phân phối và kinh doanh điện năng hàng đầu ở Việt Nam, tiến tới ngang tầm các Công ty Điện lực ở các nước phát triển trong khu vực Đông Nam Á, dựa trên nền tảng văn hóa mạnh, nguồn nhân lực chất lượng cao, công nghệ tiên tiến hiện đại và hệ thống dịch vụ xuất sắc, góp phần cùng với Tập đoàn Điện lực Việt Nam hoàn thành và hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ và sứ mệnh được Đảng và Nhà nước giao phó, theo đúng định hướng Chiến lược phát triển Tập đoàn Điện lực Việt Nam đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045.

Để đạt được mục tiêu này, Chủ tịch HĐTV EVNNPC cho hay, EVNNPC xác định, chuyển đổi số không phải là đích đến, mà là một quá trình liên tục và phát triển theo từng giai đoạn bằng cách mở rộng phạm vi hoặc nâng cao, cải tiến hơn ở một cấp độ mới. Và trên hành trình đó, cần sự tham gia của toàn bộ CBCNV, các khách hàng và đối tác.

Trong đó, yếu tố quyết định thành công là người đứng đầu mỗi đơn vị phải vào cuộc quyết liệt, trực tiếp tìm hiểu, chịu trách nhiệm và hiểu rõ cần phải chuyển đổi số ở lĩnh vực nào, vướng mắc ở đâu,...để từ đó có những quyết định kịp thời./.