Bất ngờ với 9 chiến lược quản lí thời gian hiệu quả

1. Khối thời gian

Phương pháp khối thời gian khuyến khích bạn lập kế hoạch cho từng khoảng thời gian trong ngày. Bằng cách lên lịch cho mọi khoảng thời gian trong ngày, bạn sẽ có thể nâng cao khả năng tập trung của mình và có nhiều khả năng hoàn thành nhiệm vụ được chỉ định hơn. Nếu bạn có một lịch trình và thói quen khá nhất quán mỗi ngày với các loại công việc tương tự thì việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn hoàn thành được công việc một cách tốt hơn. Tuy nhiên, nếu bạn có một lịch trình khá kín kẽ thì khối thời gian có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho bạn bởi các kế hoạch không diễn ra 100% giống như dự kiến mà sẽ có một số vấn đề phát sinh. Nhưng đừng để điều đó làm bạn sợ. Khối thời gian là một cách hiệu quả để giữ cho bạn làm việc; và nếu mọi thứ không diễn ra như kế hoạch, bạn sẽ có thể thay đổi một số thứ để phù hợp với nhu cầu và kế hoạch của mình.

2. Phân chia thời gian

Theo dõi thời gian là một chiến lược quản lý thời gian cho phép bạn tập trung vào một tập hợp các nhiệm vụ tương tự nhau trong một khoảng thời gian cụ thể. Chiến lược này cũng giúp giảm thiểu sự phân tâm để bạn tập trung hơn trong quá trình làm việc và tham gia vào một quy trình làm việc ổn định. Bắt đầu bằng cách lập danh sách tất cả các nhiệm vụ của bạn trong ngày/ tuần. Phân chia thời gian thường sẽ hoạt động tốt nhất đối với những người cần tập trung hoàn toàn để hoàn thành nhiệm vụ và những người có nhiệm vụ thay đổi hàng ngày. Chiến lược này có thể không dành cho bạn nếu bạn thích sự thay đổi trong lịch trình của mình hoặc nếu bạn cảm thấy khó quay lại công việc sau khi nghỉ ngơi.

3. Tự đặt câu hỏi cho chính mình

Bước đầu tiên để quản lý thời gian tốt hơn là biết chính xác những gì bạn đang dành thời gian để làm hàng ngày. Tự kiểm tra thời gian cho chính bạn sẽ cho phép thu hẹp chính xác khung giờ bạn đang lãng phí thời gian và phân tích chính xác nơi lịch trình của bạn cần một số điều chỉnh.

4. Đặt mức độ ưu tiên

Trong danh sách việc cần làm cực kỳ dài của bạn, nhất định phải có một số nhiệm vụ quan trọng hơn những nhiệm vụ khác. Phân biệt những công việc này và thực hiện chúng đầu tiên vào buổi sáng (nếu lịch trình của bạn cho phép). Việc tiến thêm một bước nữa và tách các nhiệm vụ khẩn cấp ra khỏi các nhiệm vụ quan trọng cũng rất hữu ích. Nhiệm vụ khẩn cấp thường là những nhiệm vụ quan trọng với thời hạn cụ thể còn nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ quan trọng đối với bạn, nhưng không nhất thiết phải khẩn cấp.

5. Sử dụng một bản kế hoạch

Sử dụng bảng kế hoạch là một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm nếu bạn đang cố gắng quản lý thời gian tốt hơn cũng như tăng năng suất của mình. Bảng lập kế hoạch cho phép bạn theo dõi các công việc hàng ngày, các lời nhắc quan trọng, cũng như lên lịch cho các ngày của bạn! Một bản kế hoạch mang lại cảm giác nhẹ nhõm khi nghĩ về mọi thứ bạn phải làm.

6. Lập danh sách việc cần làm

Trước khi bạn ghi mọi thứ vào bảng kế hoạch của mình, hãy ghi lại mọi thứ bạn phải làm vào danh sách của mình. Nếu bạn luôn di chuyển và không thể mang theo bảng kế hoạch của mình, bạn có thể viết danh sách những việc cần làm vào giấy nhớ hoặc lưu nó trong điện thoại. Danh sách việc cần làm rất tuyệt vời để ủy thác các nhiệm vụ và giúp bạn nhớ được các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong ngày từ đó sắp xếp thời gian phù hợp hơn.

7. Đừng lên lịch quá nhiều việc trong ngày

Đa nhiệm là một cách sai lầm trong việc lên kế hoạch hằng ngày. Khi bạn viết ra quá nhiều việc để bản thân phải hoàn thành trong một ngày, bạn cảm thấy mình có thể sẽ hoàn thành rất tốt. Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng nó thực sự có thể làm giảm 40% năng suất của bạn! Bạn có thể cảm thấy mình làm được nhiều việc, tuy nhiên, hành động chuyển trọng tâm và sự chú ý của bạn thực sự có thể khiến bạn chậm lại.

8. N.E.T – Không thêm thời gian

Kỹ thuật quản lý thời gian này dựa trên việc làm những việc không tốn thêm thời gian hoặc công sức. Ví dụ: bạn có thể sử dụng thời gian lái xe và hoặc tắm để nghe podcast phát triển cá nhân. Bạn thậm chí có thể dậy sớm hơn bình thường 10-15 phút và chọn cuốn sách yêu thích của mình. Có rất nhiều giờ trong ngày bị lãng phí. Đã đến lúc bắt đầu tận dụng thời gian rảnh rỗi và thay đổi cuộc sống xung quanh!

9. Giới hạn thời gian

Nếu bạn là người thích đợi đến phút cuối cùng để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án, tôi khuyên bạn nên đặt ra thời hạn cho bản thân trước thời hạn thực tế của mình để bạn có thể hoàn thành công việc trước thời hạn đồng thời chất lượng công việc của bạn cũng được đảm bảo hơn./.