Cuộc cách mạng công nghệ trong quản lý bán hàng truyền thống

Trong những năm gần đây, ngành bán lẻ Việt Nam đang có những tiến bộ vượt bậc trong việc ứng dụng công nghệ vào sản xuất và vận hành nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của của người tiêu dùng.

Tuy nhiên nếu nhìn một cách tổng quan, chỉ một số đơn vị lớn có khối lượng khách hàng khổng lồ và phải xử lý hàng triệu đơn hàng mỗi ngày áp dụng thành thạo khoa học vào quản lý, còn những doanh nghiệp nhỏ hay cửa hàng, đại lý, siêu thị nhỏ lẻ lại chưa phổ biến, thậm chí không có ý định tiếp cận. Thay đổi cách nghĩ của những đơn vị này là điều cần thiết để đổi mới ngành bán lẻ Việt.

Mạnh nhưng... “lạc hậu”

Theo báo cáo của Tổng cục thống kê trong năm 2014, tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tiêu dùng đạt gần 2.945,2 nghìn tỷ đồng, tăng 10,6% so với 2013. Bên cạnh đó, thị trường cũng trở nên vô cùng sôi động với sự tham gia của hàng loạt các ông lớn, đại gia bán lẻ nước ngoài như tập đoàn BJC của Thái Lan hay Aeon – thương hiệu bán lẻ hàng đầu Nhật Bản. Mặc dù phát triển như vậy nhưng việc ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý vẫn là vấn đề đau đầu mặc dù được nhắc hàng ngày, hàng giờ trên khắp các trang báo lớn.

Ngoài một số đơn vị bán lẻ nước ngoài hay doanh nghiệp lớn bắt đầu ứng dụng công nghệ điện toán đám mây vào hoạt động thì phần lớn khu vực bán lẻ truyền thống (cửa hiệu, shop… trên khắp các con phố, tỉnh thành) hiện vẫn đang im ắng với việc ứng dụng CNTT vào công việc của mình. Ngay cả hệ thống siêu thị bán lẻ BigC đến đầu năm 2015 mới bắt đầu triển khai giải pháp đám mây vào hoạt động của doanh nghiệp, nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ khách hàng.

Trong cuộc khảo sát hơn 1.000 khách hàng là các chủ shop, chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ có kinh doanh online (lấy mẫu ngẫu nhiên từ 10,000 khách hàng sử dụng giải pháp thiết kế website Bizweb, công ty cổ phần công nghệ DKT) thực hiện hồi tháng 4/2015, có 33.8% người cho biết họ chỉ sử dụng sổ sách để quản lý cửa hàng, 57.5% sử dụng file excel, còn số lượng cửa hàng có cài phần mềm bán hàng offline và online chỉ đạt hơn 20%. Vậy câu hỏi đặt ra là tại sao ngành bán lẻ truyền thống tại Việt Nam lại bỏ ngỏ với lựa chọn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý?

Trước tiên, hầu hết các chủ doanh nghiệp không có hiểu biết đầy đủ về công nghệ điện toán đám mây trong quản lý cửa hàng dẫn đến sự nghi ngờ về tính hiệu quả. Đa số các cửa hàng nhỏ đều cho rằng hoạt động kinh doanh của họ đang ổn định nên việc bỏ thêm một khoản tiền để quản lý là không cần thiết. Bên cạnh đó, rất nhiều người e ngại quy trình ứng dụng công nghệ phức tạp, nguồn vốn đầu tư quá lớn hay sự thiếu hụt về nguồn nhân lực có hiểu biết, kinh nghiệm ứng dụng Internet trong quản lý, vận hành (các cửa hàng nhỏ chỉ có khoảng 1-2 nhân viên) cũng ảnh hướng đến kế hoạch phát triển của cửa hàng.

Theo anh Cát Văn Khôi – Trưởng dự án Giải pháp quản lý bán hàng Sapo (trực thuộc Công ty CP Công nghệ DKT) cho biết: "Việc sử dụng phần mềm bán hàng ngày càng trở nên cần thiết hơn trong ngành kinh doanh, từ bán lẻ truyền thống cho tới bán online. Tuy nhiên hiện nay do có quá nhiều vướng mắc mà các doanh nghiệp bán lẻ chưa đánh giá đúng, đủ việc tận dụng phần mềm quản lý bán hàng vào kinh doanh. Trong khi đó, thực trạng kinh doanh tiểu thương, nhỏ lẻ cũng ảnh hưởng khá nhiều đến việc ứng dụng công nghệ vào quản lý cửa hàng truyền thống.”

Con đường nào cho các nhà bán lẻ truyền thống?

Việc cải cách cửa hàng bán lẻ truyền thống là hành động mang ý nghĩa “sống còn” khi tính cạnh tranh trong thị trường ngày càng lớn. Có rất nhiều vấn đề đặt ra với các doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ truyền thống hiện nay như: Họ sở hữu số lượng hàng hóa lớn, không đồng nhất về thể loại khiến cho việc quản lý không hề đơn giản, thậm chí nếu không có kế hoạch hợp lý sẽ gây ra nhầm lẫn và thất thoát không đáng có. Trên thực tế, việc ghi chép hàng hóa nhập xuất, phiếu tính tiền cho khách hàng và đơn hàng hằng ngày mất rất nhiều thời gian và khiến chủ cửa hàng phải đau đầu, mệt mỏi.

Bên cạnh đó, vấn đề quản lý nhân viên không đơn giản, nhất là những đơn vị áp dụng mô hình kinh doanh theo chuỗi. Không ai có thể đảm bảo nhân viên thực sự trung thực, việc gian lận để chuộc lợi cá nhân là vấn đề xảy ra thường xuyên mà báo chí thường hay đề cập. Đó chỉ là một trong số ít những vấn đề mà những đơn vị trong ngành bán lẻ đang gặp phải, vì vậy để giúp quản lý chặt chẽ hàng hóa và doanh thu, đem lại chất lượng phục vụ khách hàng tốt nhất, việc áp dụng công nghệ điện toán đám mây hay sử dụng POS (Point of Sale – điểm bán hàng) cần được các doanh nghiệp hưởng ứng.

Bức tranh ngành bán lẻ cần được thay đổi

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng được cung cấp rộng rãi trên thị trường như Sapo (công ty cổ phần công nghệ DKT), Microsoft Dynamics for Retail (Microsoft) hay Master Pro (công ty Hosco)…

Anh Cát Văn Khôi - Trưởng dự án Giải pháp quản lý bán hàng thông minh SAPO chia sẻ: “Các phần mềm quản lý bán hàng là cánh tay phải đắc lực cho các doanh nghiệp bán lẻ, giúp đơn giản hóa quy trình vận hành. Ví dụ như đối với phần mềm quản lý bán hàng Sapo, bạn không cần phải lo lắng về vấn đề có quá nhiều hàng hóa đa dạng chủng loại và giá cả khiến bạn khó nhớ, dễ nhầm lẫn. Nhờ tính năng đọc mã vạch mà quá trình bán hàng diễn ra đơn giản, nhanh chóng và chính xác; đồng thời, chủ cửa hàng có thể cân đối tỷ lệ hàng tồn kho, tránh tình trạng hàng hỏng hoặc quá hạn sử dụng dẫn đến thâm hụt lợi nhuận”.

Anh Khôi cũng cho biết thêm các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp hiện nay như Sapo đều được ứng dụng trên các thiết bị cố định hay di động như máy tính, smartphone. Bên cạnh đó họ cũng không cần lo lắng tình trạng nhân viên không trung thực bởi mọi thông tin về nhân viên đều được lưu trữ đầy đủ trong hệ thống dữ liệu. Bất kỳ sự thay đổi nào đều được đồng bộ hóa nhanh chóng, các thống kê về doanh số bán hàng, lợi nhuận từng người được thống kê theo thời gian thực khiến chủ cửa hàng không nhất thiết phải dành quá nhiều thời gian tại cửa hàng.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nói chung và sử dụng các phần mềm quản lý nói riêng trong ngành bán lẻ là xu hướng tất yếu để đáp ứng nhu cầu thay đổi của người tiêu dùng cũng như sự cạnh tranh trong thị trường. Sự chú trọng vào công nghệ mở ra những chân trời mới cho các nhà bán lẻ là những ai nắm bắt được thị trường, còn việc “bảo thủ”, không đổi mới thường sẽ đồng nghĩa với thất bại./.