Chuyển đổi số, trường Đại học xử lý thủ tục hành chính, chấm điểm online

Ngày 24/12, Đại học (ĐH) Văn hóa Hà Nội tổ chức lễ nghiệm thu Website truyền thông đối ngoại và Hệ thống truyền thông, kết nối sinh viên HUC Connections.

Ông Phùng Quốc Hiếu, Trưởng phòng Công tác sinh viên (ĐH Văn hóa Hà Nội) cho biết, HUC Connections được trường xây dựng xuất phát từ thực tiễn công tác quản lý sinh viên, đào tạo đang gặp những khó khăn nhất định khi chuyển từ mô hình học theo niên chế sang tín chỉ.

Ông Hiếu cho biết, khó khăn chung của nhiều trường đại học đang gặp phải hiện nay là quá trình đào tạo theo tín chỉ, mô hình các lớp truyền thống bị phá vỡ. Sinh viên năm 2, có thể học cùng lớp với sinh viên năm 3, năm 4, gây khó khăn trong sinh hoạt lớp, công tác đoàn hội. Việc tương tác giữa các sinh viên cùng lớp bị hạn chế, giáo viên, các khoa và nhà trường gặp nhiều khó khăn hơn trong quá trình quản lý sinh viên.

“Khi các trường đại học có hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn sinh viên, nếu tiếp tục quản lý theo mô hình giáo viên chủ nhiệm và cố vấn học tập sẽ rất khó. Do đó, cần có sự tương tác, kết nối sinh viên một cách hiệu quả nhất. Giải pháp này cũng cần kết nối tốt hơn với doanh nghiệp, cựu sinh viên với sinh viên trong trường, nhằm mở rộng cơ hội tìm kiếm việc làm cho các em sau này. HUC Connections được chúng tôi xây dựng từ những thực tiễn trên”, ông Phùng Quốc Hiếu cho biết.

Khi áp dụng phần mềm quản lý sinh viên mới, công tác quản lý sinh viên được thông suốt, khi có thông báo, sinh viên thay vì phải theo dõi tìm kiếm trên website, sẽ có tin nhắn gửi về ứng dụng trên điện thoại di động. Bên cạnh đó, các thủ tục hành chính của sinh viên cũng được thực hiện online, tiết kiệm thời gian, không mất công đi lại.

“Với phần mềm này, chúng tôi có thể tự động hoá 100% quy trình tiếp nhận, xử lý đơn từ, thủ tục hành chính của sinh viên. Các biểu mẫu, văn bản hành chính được tích hợp trực tiếp trên ứng dụng di động My Connections, sinh viên nộp đơn và bộ phận một cửa xử lý đơn chỉ với một nút chạm.

Ngoài ra, toàn bộ quy trình chấm điểm rèn luyện được thực hiện online giúp giảm thiểu gần như 100% giấy tờ bản cứng. Hệ thống đảm bảo tính minh bạch thông qua khả năng rà soát tự động nhằm kết nối thông tin sinh viên và phiếu điểm rèn luyện. Tự động hoá quy trình xét điều kiện và tính học bổng cho sinh viên. Phần mềm này cũng cho phép các doanh nghiệp đối tác của trường đăng thông tin về tuyển dụng và tương tác trực tiếp 2 chiều với sinh viên. Từ việc rút gọn, đơn giản hóa các thủ tục, quá trình hoạt động, giúp tiết kiệm nhân lực của phòng Công tác sinh viên, giảm từ 11 người xuống còn 5 người”, ông Hiếu cho biết.

PGS. TS Phạm Thị Thu Hương, Hiệu trưởng ĐH Văn hóa Hà Nội cho rằng, chuyển đổi số là xu hướng tất yếu của thế giới, trong đó có ngành giáo dục. Công nghệ giúp nâng cao chất lượng đào tạo, quản lý sinh viên.

“Tại các cơ sở đào tạo đại học khối Khoa học xã hội và nhân văn, có thể quá trình chuyển đổi số sẽ chậm hơn khối kỹ thuật, ĐH Văn hóa Hà Nội là cơ sở đào tạo về văn hóa nghệ thuật, theo logic, quá trình này có thể chậm hơn nữa. Tuy nhiên, nhà trường xác định trong bối cảnh hiện nay, không thể đi chậm hơn xu thế cũng như yêu cầu của xã hội. Do đó, trường chủ động thực hiện các yêu cầu của Chính phủ, ngành Giáo dục về chuyển đổi số. Bên cạnh HUC Connections, trong thời gian tới, trường sẽ tiếp tục đẩy mạnh việc đưa các ứng dụng, công nghệ vào đào tạo, quản lý sinh viên nhằm nâng cao hiệu quả dạy và học”, PGS.TS Phạm Thị Thu Hương cho biết./.