Lưu trữ số - yếu tố quan trọng cho chuyển đổi số quốc gia

Điều kiện để triển khai thành công chính phủ số, kinh tế số

Theo ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, lưu trữ số hiện đang là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan tổ chức, cá nhân hoạt động trong bối cảnh chuyển đổi số (CĐS) nhằm gìn giữ bằng chứng pháp lý về quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và lưu trữ thông tin có giá trị cho thế hệ tương lai: “Lưu trữ số là hành trình bắt buộc, không có lựa chọn khác”.

Đặt trong bối cảnh xu hướng toàn cầu và chuyển đổi số quốc gia hiện nay, nền kinh tế xã hội Việt Nam từng bước tiến lên không gian số và đã đang đạt được những thành tựu quan trọng. Mọi ngành, mọi nghề, mọi tổ chức, doanh nghiệp cho đến từng người dân đều đang hướng tới môi trường số. Điều đó thể hiện đầu tiên ở việc xóa bỏ các giấy tờ cơ học, chuyển sang các hình thức lưu trữ điện tử tiên tiến và tiện lợi hơn. Những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp như hoá đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, đề nghị mua bán… đang dần chuyển sang dạng thức điện tử. Hợp đồng điện tử, hoá đơn điện tử, sao kê điện tử, chứng từ điện tử đã trở nên quen thuộc với mỗi tổ chức và sẽ còn phổ biến mạnh mẽ hơn trong tương lai gần.

Những hệ thống lưu trữ điện tử, kho lưu trữ số, theo đó, cũng sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng, giúp hoàn thiện quy trình số không giấy tờ, thay thế những kho lưu trữ vật lý tốn kém và khó kiểm soát. Theo các chuyên gia, dần dần, lưu trữ số sẽ là công cụ số bắt buộc trong mọi tổ chức, mọi lĩnh vực, từ các tổ chức Tài chính – Ngân hàng, các bệnh viện, phòng khám, trường học, cơ sở giáo dục, cơ quan Chính phủ đến các doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề,…

Nhờ sự phát triển của Internet và các dịch vụ lưu trữ đám mây, các dịch vụ lưu trữ số cũng ngày càng phong phú, đa dạng, tạo ra không ít lợi ích và tính hiệu quả về mặt kinh tế cho các chủ thể số hóa. Thay vì lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng của máy tính cá nhân, người dùng có thể sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến để lưu trữ tài liệu, hình ảnh, video và nhiều loại dữ liệu khác trên đám mây, vừa đảm bảo an toàn, vừa không lo lộ lọt, mất mát dữ liệu, đồng thời có thể chia sẻ, tối ưu hóa lợi ích mà dữ liệu có thể mang đến. 

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp, số hóa và lưu trữ đem lại những tiện ích chưa từng có, khi tài liệu, giấy tờ được lưu trữ trên không gian số giúp tiết kiệm được chi phí in ấn, không gian lưu trữ, thuận tiện cho việc bảo quản, tra soát, tránh những nguy cơ mất mát, hư hỏng….

Tuy nhiên, lưu trữ số cũng đòi hỏi sự đầu tư lớn về công nghệ, nhân sự, yêu cầu cao về tính bảo mật, tính mở rộng và kết nối, liên thông… Hơn bao giờ hết, việc cần thiết phải có một quy chuẩn, quy định về lưu trữ số trở nên vô cùng cấp bách.

Các vấn đề liên quan đến dự thảo Luật Lưu trữ số (sửa đổi) đã được đặt ra cách đây nhiều năm, mục tiêu nhằm thể chế hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, đổi mới và thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ, khắc phục những bất cập, hạn chế trong thực hiện công tác lưu trữ vốn tồn tại trong nhiều năm.

Theo ông Hoàng Quốc Tuấn, Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, việc CĐS trong nhà nước và trong từng tổ chức, doanh nghiệp đối với hoạt động lưu trữ là cấp thiết, không thể trì hoãn, nhưng cần phải thiết thực, hiệu quả, khả thi trên cơ sở đảm bảo được một hạ tầng pháp lý rõ ràng, một hạ tầng công nghệ và kỹ thuật tương thích, đi cùng với đó là nguồn nhân lực sẵn sàng đáp ứng đúng các yêu cầu của nhiệm vụ CĐS trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ hiện tại và tương lai.

Nhận thức về tính cấp bách và cần thiết của lưu trữ số đối với công cuộc chuyển đổi số quốc gia và chuyển đổi số các bộ ngành, sau thời gian dài xây dựng, lấy ý kiến tiếp thu, đóng góp và sửa đổi, ngày 21/6/2024, Luật lưu trữ (sửa đổi) đã chính thức được Quốc hội thông qua gồm 8 chương, 65 điều quy định về các vấn đề: quy định chung, quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, lưu trữ tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ, quản lý nhà nước về lưu trữ, điều khoản thi hành….

Luật sau khi được ban hành đã nhanh chóng nhận được nhiều phản hồi tích cực từ các cơ quan, tổ chức, các chuyên gia trong lĩnh vực. TS. Nguyễn Thị Chinh, Trưởng phòng Quản lý VTLT II, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước nhận định: “Các quy định về kho lưu trữ số là phần quan trọng để các bộ ngành, địa phương triển khai lưu trữ số. Đây là một kho dữ liệu chuyên dụng gồm 3 cấu phần quan trọng: hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, CSDL và tài liệu lưu trữ". Tuy nhiên, cũng theo TS Chinh, hiện vẫn còn nhiều thách thức và vấn đề tồn động đối với công tác lưu trữ số: Nhiều tổ chức chưa có hệ thống lưu trữ điện tử, hồ sơ/tài liệu được số hóa nhưng chưa khai thác được và nhiều vấn đề khác như độ bảo mật, thời gian lưu trữ, công nghệ lưu trữ….

Nhiều chuyên gia khác cũng đồng tình về vấn đề trên, nhân mạnh cần phải sớm tìm ra những giải pháp và khắc phục trong nội bộ của từng tổ chức, từng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, để có thể thành công đạt được những mục tiêu số đã đặt ra.

Công nghệ là chìa khóa để lưu trữ số phát triển

Luật Lưu trữ năm 2024 mở ra một thay đổi toàn diện trong công tác lưu trữ, đặc biệt gắn với bài toán lưu trữ số và sự tham gia của công nghệ.

Để thúc đẩy quá trình lưu trữ số trong chuyển đổi số quốc gia, Nền tảng lưu trữ số quốc gia đã được triển khai và đi vào vận hành bởi cục Văn thư và Lưu trữ Việt Nam. Nền tảng được phát triển trên cơ sở ứng dụng giải pháp ArchiveNex do FPT IS nghiên cứu và phát triển, có thể được xem là một giải pháp tin cậy và toàn diện để giải quyết và quản lý bài toán lưu trữ cho Việt Nam.

Ông Nguyễn Hoàng Minh, Tổng Giám đốc FPT IS, đơn vị triển khai nền tảng Lưu trữ số quốc gia chia sẻ: “Chuyển đổi số nói riêng và lưu trữ số nói chung đã và đang trở thành một yếu tố không thể thiếu trong sự phát triển của mọi tổ chức và nền kinh tế, đặc biệt khi đến năm 2050 số lượng tài liệu lưu trữ được dự đoán sẽ tăng lên 1.000 lần. Luật Lưu trữ mới đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc định hình và quản lý hệ thống lưu trữ số quốc gia.

Nhiều chuyên gia cũng thống nhất rằng, hiện nay, mặc dù đã quan tâm đến lưu trữ điện tử nhưng phần lớn các cơ quan, tổ chức cơ bản chưa có hệ thống số hoá và quản lý lưu trữ có kiến trúc phù hợp đảm bảo cả 3 mục tiêu: Lưu trữ an toàn, bảo quản lâu dài, khai thác hiệu quả cũng như chưa có kiến trúc chung để tạo dựng nền tảng chia sẻ, phát huy tối đa giá trị của hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Điều này đòi hỏi phải có một nền tảng lưu trữ số toàn diện, áp dụng các công nghệ tiên tiến hàng đầu để giữ an toàn cho dữ liệu, đồng thời tối ưu công tác sử dụng, vận hành.

Để giải quyết vấn đề trên, FPT IS đã xây dựng giải pháp ArchiveNex dựa trên kinh nghiệm xây dựng nền tảng Lưu trữ số quốc gia đảm bảo tuân thủ mô hình OAIS - ISO 14721:2012 đạt chuẩn thế giới. Theo đó, giải pháp ArchiveNex đảm bảo hỗ trợ từ khâu tiếp nhận, bóc tách dữ liệu phục vụ biên tập thông tin tài liệu, giúp tổ chức quản lý, lưu trữ hiệu quả hồ sơ lâu dài; tới khai thác và truyền nộp thông tin liên ngành hoặc tới các tổ chức lớn. Các cơ quan, tổ chức, DN có thể dễ dàng chuyển đổi lưu trữ số an toàn, bảo mật tuyệt đối; đảm bảo khả năng tìm kiếm, truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác cùng khả năng phục hồi cao và tính tương thích với các hệ thống khác nhau thông qua NAS, SAN, API, S3…

Cũng theo các chuyên gia, để thực hiện thành công các mục tiêu, phát triển các giải pháp lưu trữ số đáp ứng được quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, sự chung tay góp sức, tham gia của các doanh nghiệp công nghệ số, các nhà đầu tư cũng như các cấp chính quyền là rất cần thiết.