Mua nguyên liệu từ chợ đầu mối, làm thế nào để được tính chi phí?

Mua nguyên liệu không có hóa đơn điện tử vẫn được lập bảng kê để chứng minh chi phí

Trên thực tế, nhiều nhà hàng, quán ăn thường xuyên nhập rau, thịt, hải sản hoặc các loại thực phẩm tươi sống từ nông dân, chợ đầu mối hoặc hộ sản xuất nhỏ lẻ - những đối tượng không thuộc diện lập hóa đơn điện tử. Đây cũng là băn khoăn của nhiều hộ kinh doanh khi lo ngại các khoản chi này sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận.

Liên quan đến vấn đề này, ông Vũ Hồng Long, Phó trưởng Thuế TP. Hà Nội cho biết, để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế, trước hết khoản chi phải là chi phí thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó, khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ và kế toán. Riêng các khoản thanh toán từng lần từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Tuy nhiên, đối với trường hợp mua hàng trực tiếp từ người sản xuất như nông dân, ngư dân hoặc người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử, quy định hiện hành vẫn cho phép hộ kinh doanh lập bảng kê để làm căn cứ chứng minh chi phí. Theo ông Long, hộ kinh doanh được phép lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào không có hóa đơn để làm căn cứ chứng minh chi phí được trừ.

"Bảng kê cần ghi đầy đủ thông tin định danh của người bán, thông tin hàng hóa như số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch", ông Long cho biết.

Để lập bảng kê theo đúng quy định, hộ kinh doanh có thể tham khảo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026 của Bộ Tài chính hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp để lập bảng kê. Tuy nhiên, bảng kê chỉ là một phần trong bộ hồ sơ. Để chứng minh giao dịch thực tế phát sinh, hộ kinh doanh cần lưu kèm các tài liệu như: đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán...

“Các hộ cá nhân kinh doanh cần lưu ý phải có số căn cước công dân của người bán hàng hóa dịch vụ để tập hợp vào bảng kê đầy đủ để có căn cứ để đối chiếu”, Phó trưởng Thuế TP. Hà Nội nói thêm.

Chuỗi nhà hàng cần quản lý chứng từ theo từng cửa hàng, từng khâu

Nếu như việc lập bảng kê giúp giải quyết bài toán về nguồn nguyên liệu không có hóa đơn điện tử thì đối với các chuỗi nhà hàng có nhiều điểm bán, thách thức lại nằm ở việc quản lý đồng bộ chứng từ giữa các cửa hàng.

Theo bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam (VTCA), đây là mô hình khá phổ biến hiện nay khi một chủ hộ có nhiều cửa hàng và mỗi cửa hàng lại nhập nguyên liệu từ những nhà cung cấp khác nhau. Theo đó, việc lưu trữ chứng từ cần được tổ chức theo từng khâu thay vì quản lý chung. Ở khâu mua vào, mỗi cửa hàng cần theo dõi riêng nguồn cung cấp nguyên liệu, hợp đồng, giá mua, hóa đơn hoặc bảng kê.

"Nguồn mua vào không phải hạch toán chung mà phải theo từng cửa hàng khác nhau. Cửa hàng có nguồn mua vào ở đâu, mua của đơn vị nào, hợp đồng như thế nào, giá như thế nào, bảng kê như thế nào… Như vậy, nguồn mua vào phải theo từng cửa hàng và thống nhất một tiêu thức về nguồn gốc mua vào, có hóa đơn và bảng kê…", bà Cúc thông tin.

Sau khi nhập hàng, cần có đầy đủ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Trường hợp điều chuyển nguyên liệu hoặc thành phẩm giữa các cửa hàng cũng phải lập phiếu điều chuyển để bảo đảm tính minh bạch trong quản lý.

Bên cạnh đó, việc quản lý chứng từ bán hàng cũng cần được chuẩn hóa. Theo bà Cúc, hóa đơn vẫn đứng tên chủ hộ kinh doanh nhưng phải ghi đúng địa điểm phát sinh giao dịch.

"Bán ở cửa hàng Thanh Trì phải có tên cửa hàng Thanh Trì, bán ở cửa hàng Lò Đúc phải có cửa hàng Lò Đúc và tất cả những hóa đơn đó phải đầy đủ", bà Cúc nêu ví dụ.

Ở góc độ quản trị, Chủ tịch VTCA cho rằng, việc hạch toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tuy đơn giản nhưng cần thống nhất chỉ tiêu giữa cửa hàng chính và toàn bộ các cửa hàng trong chuỗi. Theo bà, khi toàn bộ quy trình từ mua nguyên liệu, quản lý tồn kho, điều chuyển hàng hóa, bán hàng đến kế toán được chuẩn hóa, hộ kinh doanh không chỉ nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ mà còn dễ dàng cung cấp dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu.

Doanh thu từ mọi kênh bán hàng đều phải kê khai đầy đủ

Bên cạnh việc quản lý đầu vào, một nội dung không kém phần quan trọng là quản lý doanh thu, đặc biệt trong bối cảnh nhiều nhà hàng hiện nay bán hàng đồng thời qua nhiều kênh như ăn tại chỗ, bán mang về và các nền tảng giao đồ ăn. Theo ông Đặng Văn Thành, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế Thương mại điện tử, Cục Thuế, theo Nghị định 68, doanh thu của hộ kinh doanh là tổng doanh thu phát sinh trên tất cả các kênh bán hàng, bao gồm bán trực tiếp tại cửa hàng và bán qua các nền tảng, sàn thương mại điện tử.

Để tổng hợp được doanh thu này, hộ kinh doanh phải tổng hợp đầy đủ doanh thu từ tất cả các kênh bán hàng để xác định đúng nghĩa vụ thuế, thay vì quản lý riêng lẻ từng nguồn doanh thu.

Cục Thuế: KOL, affiliate đã bị khấu trừ 10% chưa chắc đã hoàn thành nghĩa vụ thuế

VOV.VN - Theo Cục Thuế, cá nhân kinh doanh trên sàn thương mại điện tử, mạng xã hội hay nhiều nền tảng cùng lúc vẫn phải xác định đúng bản chất hoạt động, tổng hợp toàn bộ doanh thu để kê khai thuế. Trường hợp đã bị khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân khi nhận tiền cũng chưa chắc đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Theo ông Thành, các khoản thanh toán qua ngân hàng hoặc ví điện tử cần được tổng hợp từ các tài khoản nhận tiền; còn đối với doanh thu thu bằng tiền mặt cũng phải có sổ sách theo dõi để tránh bỏ sót.

"Các hộ kinh doanh nên mở một tài khoản riêng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Sau này khi tổng hợp doanh thu để giải trình với cơ quan chức năng sẽ thuận lợi hơn, đồng thời giúp việc xác định doanh thu chính xác hơn", ông Thành khuyến nghị.

Liên quan đến hóa đơn, ông Thành cho biết, hiện nay hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên thuộc diện bắt buộc phải xuất hóa đơn; trường hợp doanh thu dưới mức này thì không bắt buộc nhưng vẫn có thể đăng ký thực hiện với cơ quan thuế nếu có nhu cầu.

Đối với bán trực tiếp tại cửa hàng, khi xác định được người mua, hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn theo quy định. Với đơn hàng phát sinh trên sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng giao đồ ăn, nếu chưa có đầy đủ thông tin người mua thì có thể yêu cầu sàn cung cấp thông tin giao dịch để lập hóa đơn.

“Đối với hoạt động bán hàng trên sàn, các hộ kinh doanh cũng có thể ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn thay mình”, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế Thương mại điện tử cho biết thêm.

Có thể thấy, đối với các hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống, việc quản lý chứng từ không còn đơn thuần là yêu cầu phục vụ hạch toán kế toán mà đã trở thành yếu tố quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định về thuế trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngày càng đa kênh. Từ việc lập bảng kê đối với nguyên liệu mua từ người sản xuất, lưu trữ đầy đủ hồ sơ đầu vào đến quản lý doanh thu và hóa đơn trên mọi nền tảng bán hàng, việc chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro, thuận lợi khi giải trình với cơ quan thuế và nâng cao hiệu quả quản trị hoạt động kinh doanh.